Lista PEP i weryfikacja statusu PEP

Co to jest PEP? Definicja i podstawa prawna

PEP (ang. Politically Exposed Person) to osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne. Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (AML) z 1 marca 2018 r. definiuje PEP jako osobę pełniącą znaczące funkcje publiczne w Polsce, państwach UE, państwach trzecich lub organizacjach międzynarodowych.

Status PEP wiąże się z obowiązkiem zastosowania przez instytucje obowiązane wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego. Dotyczy to nie tylko samych polityków, ale również ich rodzin i bliskich współpracowników.

Kto jest uznawany za PEP według ustawy AML?

Ustawa AML w art. 2 ust. 2 pkt 11 wymienia następujące kategorie osób uznawanych za PEP:

• szefowie państw, rządów, ministrowie, wiceministrowie oraz sekretarze stanu,
• członkowie parlamentu lub podobnych organów ustawodawczych,
• członkowie organów zarządzających partii politycznych,
• członkowie sądów najwyższych, trybunałów konstytucyjnych oraz innych organów sądowych wysokiego szczebla,
• członkowie trybunałów obrachunkowych lub zarządów banków centralnych,
• ambasadorowie, chargés d’affaires oraz wyżsi oficerowie sił zbrojnych,
• członkowie organów administracyjnych, zarządczych lub nadzorczych przedsiębiorstw państwowych i spółek z udziałem Skarbu Państwa,
• dyrektorzy, zastępcy dyrektorów oraz członkowie organów organizacji międzynarodowych,
• dyrektorzy generalni w urzędach naczelnych i centralnych organów państwowych oraz urzędów wojewódzkich,
• inne osoby zajmujące stanowiska publiczne lub pełniące funkcje publiczne w organach państwa.

To nie wszystko. Rozporządzenie Ministra Finansów z 27 lipca 2021 r. precyzuje aż 215 stanowisk i funkcji uznawanych za PEP w Polsce. Większość dostawców list PEP pokrywa zaledwie szczebel centralny – Vercly weryfikuje pełny zakres rozporządzenia.

Członkowie rodziny i bliscy współpracownicy PEP (RCA)

RCA (ang. Relatives and Close Associates) to osoby powiązane z PEP, wobec których ustawa AML nakazuje stosowanie takich samych wzmożonych środków bezpieczeństwa. Zalicza się do nich:

• małżonka lub partnera PEP,
• dzieci i ich małżonków lub partnerów,
• rodziców PEP,
• osoby prowadzące wspólnie z PEP działalność gospodarczą lub będące beneficjentami rzeczywistymi podmiotów, w których PEP jest beneficjentem.

Vercly weryfikuje zarówno PEP, jak i powiązania RCA w jednym zapytaniu.

Jak sprawdzić status PEP klienta?

Instytucja obowiązana ma obowiązek ustalenia statusu PEP swojego klienta. Instytucja obowiązana może – ale nie musi – odebrać od klienta pisemne oświadczenie o statusie PEP (art. 46 ustawy AML).

Kluczowe: samo oświadczenie nie wystarczy. GIIF w komunikacie nr 42 z 2022 r. jasno stwierdza, że przyjęcie oświadczenia nie zwalnia instytucji obowiązanej z obowiązku samodzielnej identyfikacji i weryfikacji statusu PEP. Odpowiedzialność za nieprawidłowe ustalenie statusu PEP ponosi zawsze instytucja obowiązana – nie klient.

Oznacza to, że potrzebujesz zewnętrznego źródła danych, które:

• jest aktualizowane na bieżąco (nie raz na kwartał),
• pokrywa pełny zakres stanowisk z rozporządzenia MF,
• pozwala na jednoznaczną identyfikację osoby (nie tylko po imieniu i nazwisku).

Gdzie znaleźć listę PEP? Wykaz stanowisk i bazy danych

Oficjalny wykaz 215 polskich stanowisk PEP znajduje się w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 27 lipca 2021 r. (Dz.U. 2021 poz. 1381). Dokument określa, jakie stanowiska są uznawane za PEP – ale nie zawiera listy konkretnych osób, które je zajmują.

Do praktycznej weryfikacji potrzebujesz specjalistycznej bazy danych PEP, aktualizowanej na bieżąco. Vercly utrzymuje bazę ponad 30 000 osób – zarówno polskich, jak i zagranicznych PEP – z danymi weryfikowanymi w czasie rzeczywistym.

Oświadczenie PEP: kiedy i jak pobierać?

Art. 46 ustawy AML daje instytucji obowiązanej podstawę do pobrania od klienta oświadczenia o statusie PEP. Oświadczenie:

• może być złożone w formie pisemnej zwykłej lub dokumentowej,
• musi zawierać pouczenie o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia,
• nie jest obowiązkowe – ale jeśli go nie pobierasz, musisz mieć inny sposób weryfikacji.

Ustawa AML nie określa sztywnego terminu ważności oświadczenia. W praktyce rekomenduje się odnawianie co najmniej raz w roku lub każdorazowo przy zmianie okoliczności. Vercly ułatwia monitorowanie i aktualizację statusów PEP na bieżąco.

Obowiązki instytucji obowiązanej wobec klienta PEP

Ustawa AML nakłada na instytucje obowiązane obowiązek ustalenia, czy klient jest PEP. Ale nie znajdziesz w ustawie pełnego wykazu czynności, które są „wystarczające” – każdy podmiot musi opracować własne procedury w zależności od specyfiki działalności i poziomu ryzyka.

W przypadku relacji z klientem PEP, instytucja obowiązana powinna:

• zastosować środki bezpieczeństwa finansowego z art. 34 ustawy AML (identyfikacja i weryfikacja tożsamości, identyfikacja i weryfikacja beneficjenta rzeczywistego, ocena stosunków gospodarczych, bieżące monitorowanie – przy czym ustawa wymaga by zintensyfikować monitorowanie),
• uzyskać akceptację kadry kierowniczej wyższego szczebla na nawiązanie lub kontynuację stosunków gospodarczych z PEP,
• ustalić źródło majątku klienta i źródło pochodzenia wartości majątkowych,
• stosować wzmożone monitorowanie przez minimum 12 miesięcy po zakończeniu pełnienia funkcji przez PEP.