Listy PEP

Dlaczego musisz weryfikować PEP, czyli osoby zajmujące eksponowane stanowiska polityczne i czy można uprościć ten proces?

Ustawa z dnia 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu wprowadziła zmiany związane ze współpracą instytucji obowiązanych z osobami zajmującymi eksponowane stanowisko polityczne, czyli tzw. PEP (ang. Politically Exposed Persons). Nowe regulacje stanowią wyzwanie dla instytucji obowiązanych, szczególnie małych i średnich podmiotów, które nie dysponują środkami finansowymi na zakup kosztownych systemów AML czy międzynarodowych baz PEP.

Skoro zatem sprawdzenie osób pod względem zajmowania eksponowanego stanowiska politycznego (PEP) jest obowiązkiem przedsiębiorców, to czy wiesz, jak dużo pracy się z tym wiąże? Czy znasz wszystkie spółki z udziałem skarbu państwa? Czy potrafisz wymienić wszystkich prezesów zarządów spółek z udziałem Skarbu Państwa, w których ponad połowa akcji albo udziałów należy do Skarbu Państwa lub innych państwowych osób prawnych? Czy wiesz gdzie szukać takiej informacji? Czy znajdziesz taką informację na jednej stronie internetowej, czy będziesz musiał przeszukać ich wiele? Czy wiesz, ile to może zająć czasu?

Tak. Listy PEP to nie lada wyzwanie. Dlaczego? Przyjrzyjmy się temu trochę bliżej.

Kim jest PEP?

Status PEP mają:

• osoby zajmujące eksponowane stanowisko polityczne;
• członkowie rodziny takiej osoby;
• osoby znane jako bliscy współpracownicy osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne.

Precyzyjne definicje zawarte są w art. 2 ust. 2 pkt 3, pkt 11 i pkt 12 Ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML). Pierwszą grupę tworzą tzw. Politically Exposed Persons, czyli PEP. W ich przypadku chodzi o stanowiska polityczne, ale także o zajmowanie znaczących stanowisk publicznych. Bez znaczenia jest tu miejsce zamieszkania tych osób, ich narodowość i obywatelstwo, a także fakt, czy swoje obowiązki wykonują dla organu krajowego, czy też organizacji międzynarodowej.

Jeżeli chodzi o osoby zajmujące eksponowane stanowisko polityczne, to ustawa o AML w art. 2 ust. 2 pkt. 11 wymienia wprost:

• szefów państw, rządów, ministrów, wiceministrów oraz sekretarzy stanu,
• członków parlamentu lub podobnych organów ustawodawczych,
• członków organów zarządzających partii politycznych,
• członków sądów najwyższych, trybunałów konstytucyjnych oraz innych organów sądowych wysokiego szczebla, których decyzje nie podlegają zaskarżeniu z wyjątkiem trybów nadzwyczajnych,
• członków trybunałów obrachunkowych lub zarządów banków centralnych,
• ambasadorów, chargés d’ affaires oraz wyższych oficerów sił zbrojnych,
• członków organów administracyjnych, zarządczych lub nadzorczych przedsiębiorstw państwowych, spółek z udziałem Skarbu Państwa, w których ponad połowa akcji lub udziałów należy do Skarbu Państwa lub innych państwowych osób prawnych,
• dyrektorów, zastępców dyrektorów oraz członków organów organizacji międzynarodowych lub osoby pełniące równoważne funkcje w tych organizacjach,
• dyrektorów generalnych w urzędach naczelnych i centralnych organów państwowych oraz dyrektorów generalnych urzędów wojewódzkich,
• inne osoby zajmujące stanowiska publiczne lub pełniące funkcje publiczne w organach państwa lub centralnych organach administracji rządowej.

A to nie wszystko!

Rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 27 lipca 2021 r. w sprawie wykazu krajowych stanowisk i funkcji publicznych będących eksponowanymi stanowiskami politycznymi zawiera aż 215 stanowisk i funkcji osób, które przez polskie ustawodawstwo zostały uznane za PEP!

Ustalenie, czy klient lub beneficjent rzeczywisty należy do jednej z wymienionych wyżej grup podmiotów to proces skomplikowany i czasochłonny. A przecież nie wspomnieliśmy o zagranicznych listach PEP!

Obowiązki przedsiębiorców

Ustawa o AML nakłada na instytucję obowiązaną nakaz ustalenia, czy ma ona do czynienia z PEP. Ale nie znajdziecie w ustawie pełnego wykazu czynności, których podjęcie można by uznać za wystarczające. Co oznacza, że podmiot i każda firma musi opracować własne procedury wewnętrzne, w zależności od:

• specyfiki swojej działalności,
• spodziewanego ryzyka naruszenia przepisów AML,
• rozmiaru działalności.

Art. 46 ustawy o AML daje podstawę materialnoprawną do pozyskania informacji o statusie PEP od samego klienta, w oparciu o wypełnione oświadczenie. Może być ono złożone w formie pisemnej zwykłej lub dokumentowej i musi zawierać pouczenie o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia. ALE! Odbieranie oświadczeń od klientów nie jest przymusowe dla instytucji obowiązanej.

Działania instytucji obowiązanej w celu ustalenia statusu PEP mogą różnić się, w zależności od tego, czy dochodzi o jednorazowej transakcji, czy stosunki gospodarcze mają charakter trwały. W pierwszym przypadku rekomendowane jest zastosowanie art. 34 ustawy o AML zawierającej listę środków bezpieczeństwa, czyli:

• identyfikacja klienta i weryfikacja jego działalności,
• identyfikacja beneficjenta rzeczywistego oraz weryfikacja jego tożsamości lub ustalenie struktury własności i kontroli,
• ocena stosunków gospodarczych oraz uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru,
• bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta (m.in. aktualność dokumentów, źródło posiadania wartości majątkowych).

Środki te powinny zostać wdrożone, jeżeli zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 35 ust. 1 ustawy:

• transakcja opiewa na kwotę 15 tysięcy euro lub więcej,
• transfer środków pieniężnych przekracza równowartość 1 tysiąc euro (także w przypadku kryptowalut),
• gotówkowa transakcja okazjonalna przekracza równowartość 10 tysięcy euro lub więcej,
• transakcja dotyczy obstawiania stawek lub odbioru wygranych o wartości 2 tysiące euro lub większej,
• występuje podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu,
• powstają wątpliwości co do prawdziwości lub kompletności danych identyfikacyjnych klienta.

W sytuacji, kiedy utrzymywane są trwałe relacje gospodarcze, poza środkami o których mowa w art. 34 ustawy o AML, instytucja obowiązana powinna wdrożyć regulację z art. 46 ust. 1 i 2 ustawy o AML, czyli:

• odebranie oświadczenia o statusie PEP,
• stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego (w tym w szczególności dokładniejsze bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta lub UBO),
• uzyskanie akceptacji kadry kierowniczej wyższego szczebla na nawiązanie lub kontynuację stosunków gospodarczych z osobą będącą PEP,
• zastosowanie odpowiednich środków w celu ustalenia źródła majątku klienta, a także źródła pochodzenia znajdujących się w jego posiadaniu wartości majątkowych w ramach stosunków gospodarczych lub transakcji.

Obowiązek stosowania mechanizmów bezpieczeństwa został podkreślony w stosunku do zakładów ubezpieczeń. Mają one obowiązek ustalenia statusu PEP względem osób uprawnionych z tytułu umowy lub ich beneficjentów najpóźniej z dniem:

• przeniesienia praw z umowy ubezpieczenia,
• wypłaty świadczenia.

Identyfikacja PEP przez instytucje obowiązane pozwala na skuteczne wdrożenie zaostrzonych rygorów bezpieczeństwa finansowego i efektywne zapobieganie próbom prania pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Treść stanowiska GIIF

Kwestię PEP porusza także GIIF (Generalny Inspektor Informacji Finansowej). W komunikacie nr 42 z 2022 roku, GIIF zwraca uwagę na fakt, że przyjmowanie oświadczeń przez instytucje obowiązane o statusie PEP nie jest obowiązkowe, a przyjęcie takiego oświadczenia nie zwalnia instytucji obowiązanych z obowiązku identyfikacji i weryfikacji statusu PEP klienta. Co to oznacza?

Oznacza to, że instytucje obowiązane nie mogą poprzestać na przyjęciu samego oświadczenia o statusie PEP, lecz muszą uwzględnić w swojej wewnętrznej procedurze AML działania mające na celu identyfikację i weryfikację statusu PEP klienta, gdyż odpowiedzialność za nieprawidłowe ustalenie statusu PEP ponosi zawsze instytucja obowiązana. Innymi słowy, przedsiębiorcy nie mogą opierać się tylko na oświadczeniach kontrahentów. A opieranie się na nich może prowadzić do kar administracyjnych.

GIIF zwraca także uwagę, że w przypadku zmiany statusu PEP instytucja obowiązana powinna stosować wobec tego klienta wzmożone środki bezpieczeństwa aż do momentu ustalenia, że nie wiąże się z tym klientem podwyższone ryzyko. Okres ten powinien jednak trwać przynajmniej 12 miesięcy.

Co to oznacza w praktyce? Jakie nowe obowiązki nakłada na przedsiębiorców? GIIF potwierdza, że etap identyfikacji oraz weryfikacji klienta przez instytucję obowiązaną pod kątem PEP nie może zakończyć się na przyjęciu oświadczenia PEP od klienta. Instytucja obowiązana powinna uwzględnić w swojej procedurze AML zasady weryfikacji takiego oświadczenia w oparciu o źródła zewnętrzne.

Prawidłowe ustalenie statusu PEP klienta umożliwia zastosowanie wobec niego odpowiednich środków bezpieczeństwa określonych w procedurze AML instytucji obowiązanej. W konsekwencji należy stwierdzić, że prawidłowe ustalenie statusu PEP klienta jest niezbędne do dopełnienia obowiązków nałożonych przez ustawę AML na instytucję obowiązaną. Niedopełnienie obowiązków przez instytucję obowiązaną wiąże się z nałożeniem na nią kar administracyjnych, w tym m. in. kary pieniężnej, a nawet cofnięciem koncesji lub zezwolenia albo wykreśleniem z rejestru działalności regulowanej.

Odpowiedź na wyzwania procesu weryfikacji PEP

Szereg obowiązków nałożonych na przedsiębiorców w związku z listami PEP może wydawać się przytłaczający. Na szczęście z Vercly możliwa jest automatyzacja całego procesu! Vercly pozwala na szybką i precyzyjną identyfikację osób o statusie PEP (Politically Exposed Person). Wykorzystuje ono aktualne i wiarygodne dane, aby zapewnić Ci najwyższy poziom bezpieczeństwa.

• Szybka i dokładna identyfikacja PEP: Identyfikacja osób o statusie PEP odbywa się za pomocą zaawansowanych algorytmów i stale aktualizowanych baz danych. Zapewnia to pewność, że nie zostaną pominięte żadne potencjalne zagrożenia.
• Dostosowanie do Twoich potrzeb: Funkcjonalność narzędzia jest dostosowywana do specyfiki danej firmy i jej potrzeb.
• Ocena ryzyka: Potencjalne zagrożenia związane z daną osobą lub transakcją są identyfikowane za pomocą wbudowanych mechanizmów oceny ryzyka.
• Priorytetyzacja weryfikacji: Częstotliwość i zakres weryfikacji jest dostosowywany do potrzeb klienta i wymagań organów nadzorczych.

Precyzyjne dopasowanie i weryfikacja

Z Vercly dopasowanie nazw, nazwisk i imion na listach sankcyjnych i PEP odbywa się za pomocą zaawansowanych algorytmów, takich jak Jaro-Winkler, Levenshtein i Soundex. Szczególną uwagę poświęcono nazwiskom i imionom ze wschodu Europy, których jest najwięcej na listach sankcyjnych. Mechanizmy te dają wyniki z największym stopniem pewności i pozwalają na dostosowanie parametrów do specyficznych potrzeb.

Dopasowanie na podstawie wielu atrybutów

Oprócz nazwy, weryfikacja obejmuje również inne atrybuty, takie jak data urodzenia, obywatelstwo i drugie imię. Każdemu atrybutowi przypisana jest waga, która wpływa na prawdopodobieństwo dopasowania.

Dokładne wyniki i elastyczność

Dla każdego przypadku obliczane jest prawdopodobieństwo dopasowania (od 0 do 100%). Użytkownik ma możliwość:

• Wyboruoptymalnego algorytmu lub algorytmów dopasowania
• Ustawienia dwóch poziomów akceptacji i odrzucenia dopasowania
• Stosowania różnych algorytmów do wyszukiwania osób i podmiotów gospodarczych

Szczegółowe informacje i powiadomienia

Wprzypadku dopasowania system przekazuje szczegóły dotyczące dopasowanego podmiotu z list PEP. Listy PEP są cyklicznie aktualizowane, a platforma wysyła powiadomienia w przypadku dopisania wcześniej sprawdzanego podmiotu do listy.

Wysoka wydajność

Weryfikacja osoby na liście PEP odbywa się w czasie około 20-50 milisekund. Jest to możliwe dzięki zastosowaniu nowoczesnej architektury opartej na normalizacji danych i indeksowaniu tekstowym. Rozwiązanie to jest znacznie bardziej wydajne niż tradycyjne bazy danych stosowane w innych rozwiązaniach.

Dodatkowe funkcje

• Weryfikacja wielu podmiotów/osób w jednym zapytaniu
• Możliwość integracji z systemami klienta

Weryfikuj. Z Vercly.

Z Vercly cały proces weryfikacji na listach sankcyjnych i PEP staje się prosty, automatyczny i natychmiastowy. Nie musisz obawiać się kontroli, kar administracyjnych, ani przypadkowego, ludzkiego błędu podczas sprawdania. Z Vercly dostajesz:

• Wysoką dokładność: Zastosowanie złożonych algorytmów i szerokiej parametryzacji zapewnia precyzyjne dopasowanie, szczególnie w przypadku nazwisk i imion ze wschodu Europy.
• Dopasowanie na podstawie wielu atrybutów: Weryfikacja obejmuje nie tylko nazwę, ale również inne dane, co zapewnia jeszcze większą dokładność.
• Szybką weryfikację: Architektura oparta na normalizacji danych i indeksowaniu tekstowym pozwala na błyskawiczną weryfikację w czasie 20-50 milisekund.
• Cykliczne aktualizacje i powiadomienia: Listy PEP są regularnie aktualizowane, a platforma wysyła powiadomienia o dopisaniu sprawdzanej osoby na listę.
• Wydajność: Możliwość weryfikacji wielu podmiotów w jednym zapytaniu dodatkowo zwiększa wydajność rozwiązania.

Vercly to odpowiedź dla firm i instytucji, które muszą weryfikować swoich klientów i kontrahentów na listach sankcyjnych i PEP w celu zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami.