W świecie compliance pojęcie PEP (Politically Exposed Person) jest jednym z kluczowych fundamentów analizy ryzyka. Prawidłowa identyfikacja osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne to nie tylko wymóg ustawowy, ale przede wszystkim mechanizm ochrony organizacji przed ryzykiem korupcji, nadużyć i prania pieniędzy.
Z tego artykułu dowiesz się, kto dokładnie posiada status PEP w świetle polskich przepisów, jakie obowiązki nakłada na Ciebie ustawa AML oraz jak zautomatyzować ten proces, by uniknąć błędów i odpowiedzialności karnej.

PEP: Co to oznacza w praktyce?

Osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne (PEP) jest – w rozumieniu polskich przepisów AML– osoba zajmująca znaczące stanowisko publiczne lub pełniąca znaczącą funkcję publiczną, z wyłączeniem stanowisk średniego i niższego szczebla. [1]

Kluczowa definicja znajduje się w ustawie AML.

Zgodnie z art. 2 ust. 2 pkt 11 ustawy, przez „osoby zajmujące eksponowane stanowiska polityczne” (PEP) rozumie się – z wyłączeniem grup stanowisk średniego i niższego szczebla – osoby zajmujące znaczące stanowiska publiczne lub pełniące znaczące funkcje publiczne, w tym w szczególności:

szefów państw, szefów rządów, ministrów, wiceministrów oraz sekretarzy stanu,
członków parlamentu lub podobnych organów ustawodawczych,
członków organów zarządzających partii politycznych,
członków sądów najwyższych, trybunałów konstytucyjnych oraz innych organów sądowych wysokiego szczebla, których decyzje co do zasady nie podlegają zaskarżeniu,
członków trybunałów obrachunkowych lub zarządów banków centralnych,
ambasadorów, chargés d’affaires oraz wyższych oficerów sił zbrojnych,
członków organów administracyjnych, zarządczych lub nadzorczych przedsiębiorstw państwowych oraz spółek z udziałem Skarbu Państwa, w których ponad połowa akcji/udziałów należy do Skarbu Państwa lub innych państwowych osób prawnych,
dyrektorów, zastępców dyrektorów oraz członków organów organizacji międzynarodowych lub osoby pełniące równoważne funkcje,
dyrektorów generalnych w urzędach naczelnych i centralnych organów państwowych oraz dyrektorów generalnych urzędów wojewódzkich,
inne osoby zajmujące stanowiska publiczne lub pełniące funkcje publiczne w organach państwa lub centralnych organach administracji rządowej.

Jest to zatem definicja funkcjonalna i otwarta – ustawodawca podaje katalog przykładowy („w tym”), a nie zamknięty.

Rozporządzenie – krajowy wykaz stanowisk PEP

Ustawa AML przewiduje delegację dla doprecyzowania katalogu PEP. Zgodnie z art. 46c ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych ma określić, w drodze rozporządzenia, wykaz krajowych stanowisk i funkcji publicznych będących eksponowanymi stanowiskami politycznymi, odpowiadających kategoriom z art. 2 ust. 2 pkt 11 lit. a–g, i oraz j.

Rozporządzenie wydane na tej podstawie wskazuje, że jego celem jest określenie „wykazu krajowych stanowisk i funkcji publicznych będących eksponowanymi stanowiskami politycznymi” w rozumieniu ustawy .

Znaczenie praktyczne:

akt wykonawczy konkretyzuje, kto w polskich realiach jest traktowany jako PEP (np. jakie dokładnie funkcje w administracji, sądownictwie, spółkach Skarbu Państwa),
instytucje obowiązane mogą powoływać się na ten wykaz przy ocenie statusu klienta.
Wykaz obejmuje obecnie 214 stanowisk i funkcji.

Nie tylko liderzy: członkowie rodziny i bliscy współpracownicy

Ustawa wyróżnia dodatkowe kategorie powiązane z PEP:

1. „Członkowie rodziny osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne” – zgodnie z art. 2 ust. 2 pkt 3 ustawy są to:

małżonek lub osoba pozostająca we wspólnym pożyciu z PEP,
dziecko PEP i jego małżonek lub osoba pozostająca z nim we wspólnym pożyciu,
rodzice PEP.

2. „Osoby znane jako bliscy współpracownicy osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne” – zgodnie z art. 2 ust. 2 pkt 12 ustawy są to m.in. osoby:

będące beneficjentami rzeczywistymi różnych struktur prawnych wspólnie z PEP lub pozostające z PEP w bliskich relacjach gospodarczych,
będące jedynym beneficjentem rzeczywistym podmiotów (osób prawnych, jednostek organizacyjnych lub trustów), o których wiadomo, że zostały utworzone w celu uzyskania korzyści przez PEP.

Te kategorie są kluczowe, ponieważ obowiązki wobec PEP są stosowane odpowiednio także do członków rodziny i bliskich współpracowników.

Obowiązki instytucji wobec osób o statusie PEP

Specjalne zasady wobec PEP reguluje art. 46 ustawy. Instytucje obowiązane (np. banki, domy maklerskie, zakłady ubezpieczeń) muszą:

1. Identyfikować PEP:

wdrażać procedury oparte na analizie ryzyka w celu ustalenia, czy klient lub beneficjent rzeczywisty jest PEP,
mogą przyjmować od klienta oświadczenie (pisemne lub dokumentowe), że jest albo nie jest PEP; oświadczenie jest składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia, z obowiązkową klauzulą „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.”

2. Stosować wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego przy stosunkach gospodarczych z PEP:

uzyskać akceptację kadry kierowniczej wyższego szczebla na nawiązanie lub kontynuację stosunków gospodarczych z PEP,
ustalać źródło majątku klienta oraz źródło pochodzenia wartości majątkowych pozostających w dyspozycji klienta w ramach relacji lub transakcji,
intensyfikować stosowanie monitoringu stosunków gospodarczych (środek bezpieczeństwa finansowego z art. 34 ust. 1 pkt 4 ustawy

3. W przypadku umów ubezpieczenia na życie (dotyczy instytucji, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 8 ustawy:

najpóźniej w momencie przeniesienia praw z tytułu umowy lub wypłaty świadczenia stosować środki w celu ustalenia, czy uprawnieni lub ich beneficjenci rzeczywiści są PEP,
przy podwyższonym ryzyku: przed wypłatą świadczenia lub przeniesieniem praw – dokonać pogłębionej analizy stosunków gospodarczych oraz poinformować kadrę kierowniczą wyższego szczebla o zamiarze wypłaty świadczenia.

4. Okres „post-PEP”:

od dnia zaprzestania zajmowania eksponowanego stanowiska politycznego do dnia ustalenia, że z daną osobą nie wiąże się wyższe ryzyko, jednak nie krócej niż 12 miesięcy, instytucja obowiązana stosuje wobec tej osoby środki uwzględniające podwyższone ryzyko.

5. Rozszerzenie obowiązków na otoczenie PEP:

przepisy art. 46 ust. 1–5 stosuje się odpowiednio do członków rodziny PEP oraz osób znanych jako bliscy współpracownicy PEP.

Charakter ryzyka – dlaczego PEP są wyróżniani?

Choć ustawa nie formułuje wyczerpującej definicji ryzyka, konstrukcja przepisów – w szczególności art. 46 ustawy oraz odniesienia do dyrektywy 2015/849 – opiera się na założeniu, że osoby pełniące najwyższe funkcje publiczne są z natury rzeczy obarczone wyższym ryzykiem korupcji, nadużyć i prania pieniędzy.

Stąd – zgodnie z podejściem opartym na analizie ryzyka – przepisy nie zakazują relacji gospodarczych z PEP, lecz nakładają obowiązek stosowania wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego.

Kontekst unijny – dyrektywa 2015/849 (tzw. IV dyrektywa AML)

Polskie regulacje AML implementują ramy unijne, przede wszystkim dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/849 w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu (dalej: dyrektywa 2015/849). Ustawa AML wprost ją przywołuje w definicjach oraz w przepisach o współpracy transgranicznej.

Dyrektywa 2015/849 posługuje się pojęciem „osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne” (politically exposed persons) w bardzo zbliżonym znaczeniu jak polska ustawa , obejmując osoby zajmujące ważne funkcje publiczne, ich rodziny i bliskich współpracowników.
Ustawa odsyła do dyrektywy 2015/849 m.in. w przepisach dotyczących współpracy nadzorczej, kontroli grupowej, zadań właściwych organów czy roli Komitetu Bezpieczeństwa Finansowego.

Tym samym status PEP w prawie polskim należy interpretować w zgodzie z unijnym standardem AML.

Planowane i rozwijane zmiany na poziomie unijnym – nowy pakiet AML

Prawo polskie pozostaje ściśle powiązane z dalszym rozwojem regulacji unijnych w dziedzinie AML/CTF – ustawodawca już dziś przewiduje obowiązek uwzględniania zaleceń Komisji Europejskiej oraz zmian przepisów implementujących dyrektywę 2015/849.

Komitet Bezpieczeństwa Finansowego ma m.in. zadanie „wydawania opinii w zakresie zasadności zastosowania zaleceń Komisji Europejskiej, o których mowa w art. 6 ust. 4 dyrektywy 2015/849” oraz „dokonywania analiz i ocen rozwiązań prawnych z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu”, co obejmuje również ocenę potrzeby zmian w obszarze PEP.
Ustawa przewiduje też mechanizmy współpracy i wymiany informacji między organami nadzoru oraz jednostkami analityki finansowej w UE/EFTA, zgodnie z art. 57a dyrektywy 2015/849.

W świetle tych przepisów można wskazać następujące kierunki rozwoju regulacji dot. PEP na poziomie unijnym, które będą oddziaływały na prawo polskie:

dalsza harmonizacja wymogów AML dla instytucji kredytowych i finansowych (w tym zasad rozpoznawania i monitorowania PEP) – co znajduje wyraz m.in. w aktach delegowanych i wykonawczych do unijnych regulacji sektorowych,
wzmacnianie nadzoru i wymiany informacji pomiędzy organami krajowymi a europejskimi urzędami nadzoru (np. Europejskim Urzędem Nadzoru Bankowego), co ma znaczenie dla spójnego identyfikowania i traktowania PEP w całej UE,
rozszerzanie i doprecyzowywanie definicji oraz katalogu funkcji uznawanych za „ważne funkcje publiczne” – realizowane pośrednio przez wytyczne i zalecenia, które państwa członkowskie, w tym Polska, uwzględniają przy aktualizacji przepisów krajowych (np. rozporządzenia z wykazem stanowisk PEP).

Dalsze, szczegółowe zmiany dotyczące PEP na poziomie UE będą implementowane przede wszystkim przez nowelizacje ustawy AML oraz aktów wykonawczych (w tym rozporządzenia określającego wykaz krajowych PEP), przy uwzględnieniu rekomendacji Komisji Europejskiej oraz standardów FATF, na które pośrednio powołują się przepisy rynku finansowego.

Dlaczego automatyzacja weryfikacji PEP jest niezbędna?

Ręczna weryfikacja klienta w oparciu o wykazy obejmujące setki stanowisk oraz analizowanie powiązań rodzinnych jest procesem czasochłonnym i podatnym na błędy. Biorąc pod uwagę, że polskie przepisy implementują unijną dyrektywę 2015/849, standardy te są rygorystycznie egzekwowane przez organy nadzoru. Vercly automatyzuje ten proces, integrując aktualne bazy PEP, listy sankcyjne oraz dane o beneficjentach rzeczywistych w jednym narzędziu. Dzięki temu weryfikacja AML zajmuje sekundy, a Twoja organizacja zyskuje pewność, że działa zgodnie z najnowszymi wytycznymi Komisji Europejskiej i standardami FATF.

Podsumowanie

PEP (osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne) w prawie polskim to osoba zajmująca znaczące stanowisko publiczne lub pełniąca znaczącą funkcję publiczną, np. najwyżsi przedstawiciele władzy wykonawczej, ustawodawczej, sądowniczej, kierownictwo banku centralnego, ambasadorowie, wyżsi oficerowie, kierownictwo spółek Skarbu Państwa, wysoki szczebel organizacji międzynarodowych.
Za PEP w szerokim sensie traktuje się również członków rodziny i bliskich współpracowników tych osób.
Instytucje obowiązane mają wobec PEP obowiązek stosowania wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego, w tym uzyskania zgody wysokiego kierownictwa, ustalania źródła majątku oraz intensywniejszego monitoringu relacji; obowiązki te rozciągają się także na okres co najmniej 12 miesięcy po zakończeniu pełnienia funkcji.
Polski system aml jest bezpośrednio powiązany z unijną dyrektywą 2015/849 i przewiduje mechanizmy dostosowywania się do zaleceń Komisji Europejskiej i zmian w unijnym pakiecie AML, co w praktyce oznacza, że definicja i status PEP w Polsce będzie ewoluował zgodnie z dalszą harmonizacją na poziomie Unii.

Źródła

Kim jest PEP i jak go zweryfikować? Przewodnik dla instytucji obowiązanych