Podsumowanie
Południowy Koncern Węglowy (PKW), jako spółka Skarbu Państwa, zobowiązany jest do zachowania należytej staranności przy zawieraniu umów z kontrahentami. W związku z rosnącą liczbą sankcji nałożonych na różne podmioty PKW potrzebował narzędzia, które usprawni i uwiarygodni proces weryfikacji. Po poszukiwaniach odpowiedniego rozwiązania wybór padł na Vercly. Wdrożenie Vercly do weryfikacji kontrahentów PKW okazało się strzałem w dziesiątkę. Narzędzie znacząco usprawniło proces weryfikacji, zwiększając jego bezpieczeństwo i rzetelność. Przedstawiciele PKW są zadowoleni ze współpracy z Vercly i z funkcjonalności narzędzia. Podkreślają znaczenie szybkiej i rzetelnej obsługi klienta oraz elastyczności w dostosowaniu rozwiązania do potrzeb PKW.
Tło
Południowy Koncern Węglowy, do 2023 roku znany na rynku jako Tauron Wydobycie, jest działającą w branży górniczej spółką Skarbu Państwa. Z tego właśnie powodu musi dochować należytej staranności przy dobieraniu kontrahentów do współpracy i zawieraniu z nimi umów. Jednym z obowiązków, który spoczywa na spółce, jest weryfikowanie wszystkich firm z nią współpracujących (zarówno przed podpisaniem umowy, jak i w trakcie trwania współpracy) pod kątem znajdowania się ich na listach sankcyjnych. W czasie, gdy spółka wchodziła w skład grupy kapitałowej TAURON, weryfikacja odbywała się z pomocą platformy Polskiej Wywiadowni Gospodarczej, z której korzystała cała grupa. W momencie odłączenia się od grupy, Południowy Koncern Węglowy stanął przed koniecznością samodzielnego zarządzania procesem weryfikacji kontrahentów.
“Bardzo zależało nam na dopasowaniu wyglądu raportu do naszych potrzeb. Zespół Vercly sprawnie zareagował na tę potrzebę i trafnie dostosował szatę graficzną raportu do naszych oczekiwań. Szczególnie podoba nam się możliwość dopasowania kolorów i symboli, co ułatwia nam szybką interpretację informacji.”
Problemy, wyzwania i potrzeby
- Potrzeba sprawnego zweryfikowania dużej liczby kontrahentów. PKW współpracuje z wieloma firmami, zarówno krajowymi, jak i zagranicznymi. Ręczna weryfikacja tak dużej liczby podmiotów w polskich i zagranicznych źródłach była czasochłonna i pracochłonna.
- Konieczność monitorowania umów. Weryfikacja nie mogła ograniczać się do momentu podpisania umowy. Ze względu na specyfikę branży i fakt, że PKW jest spółką państwową z tysiącami rejestrów do sprawdzenia, musi na bieżąco monitorować zmiany w statusie kontrahentów, aby móc reagować na potencjalne zagrożenia.
- Niekompletność danych. Dostępne publicznie dane o kontrahentach często były niekompletne lub nieaktualne. Południowy Koncern Węglowy potrzebował narzędzia, które agreguje informacje z różnych źródeł, zapewnia ich wiarygodność, dostarcza informacje, czy można podjąć współpracę z danym klientem i wskazuje na związane z nią ryzyko finansowe, ograniczenia sankcyjne i wypłacalność kontrahenta.
- Ogromna czasochłonność procesu weryfikacji podmiotów powiązanych. Spółka musi weryfikować nie tylko kontrahentów, ale również wszystkie powiązane z nimi podmioty – w tym beneficjentów rzeczywistych i grupy kapitałowe. Ręczne sprawdzenie wszystkich powiązań jest bardzo czasochłonne. Klient wspomina sytuację, w której musiał sprawnie sprawdzić całą grupę kapitałową kontrahenta, która liczyła 1600 podmiotów. Weryfikacja ręczna trwała ponad miesiąc.
“Szczególnie doceniamy funkcję weryfikacji podmiotów powiązanych. Dzięki Vercly możemy błyskawicznie sprawdzić nie tylko kontrahenta, ale również całą jego grupę kapitałową, w tym beneficjentów rzeczywistych. To ogromna oszczędność czasu i gwarancja bezpieczeństwa zawieranych umów.”
Rozwiązanie
Południowy Koncern Węglowy przeprowadził analizę dostępnych rozwiązań i wybrał Vercly — narzędzie, które gwarantuje pełną, kompleksową weryfikację kontrahentów na wielu poziomach struktury właścicielskiej i znacznie skraca czas sprawdzenia klienta oraz powiązanych z nim podmiotów. Program pozyskuje dane z wszystkich list sankcyjnych (zarówno polskich, jak i zagranicznych) i dostarcza zbiorczy raport, który jest archiwizowany w systemie i dostępny na żądanie. Badanie firm powiązanych odbywa się automatycznie. Jest znacznie głębsze, szybsze oraz bardziej precyzyjne niż ręczna weryfikacja.
Wśród głównych czynników, które zadecydowały o tym, że PKW wybrało Vercly, był m.in. szeroki zakres źródeł, z których czerpane są informacje służące do weryfikacji kontrahentów, możliwość pełnej weryfikacji zarówno kontrahentów krajowych, jak i zagranicznych, funkcja generowania szytych na miarę potrzeb raportów zawierających szczegółowe informacje o kontrahentach oraz intuicyjny interfejs — narzędzie jest łatwe w obsłudze, co ułatwia korzystanie z niego nawet osobom bez specjalistycznego przygotowania.
Rezultaty
Wdrożenie narzędzia Vercly przyniosło Południowemu Koncernowi Węglowemu liczne korzyści, w tym przede wszystkim:
“Cieszymy się z otwartej komunikacji i szybkiej reakcji zespołu Vercly na nasze potrzeby. Zawsze możemy liczyć na ich pomoc i fachowe doradztwo. Szczególnie cenimy to, że zespół Vercly jest zawsze gotowy do usprawniania narzędzia i dopasowywania go do naszych specyficznych wymagań.”
Plany na przyszłość
Południowy Koncern Węglowy planuje kontynuować i rozwijać współpracę z Vercly, mając na uwadze pozytywne doświadczenia wynikające z dotychczasowego użytkowania narzędzia oraz otwartość Vercly na dalsze dostosowywanie rozwiązania do ewoluujących potrzeb i wyzwań spółki. Wspólnie rozważamy dalsze możliwości udoskonalania interfejsu i funkcjonalności narzędzia, by jeszcze lepiej służyło potrzebom PKW.
“Myślę, że w czasach dynamicznych zmian – zarówno tych gospodarczych, prawnych, jak i rynkowych, które nakładają na firmy konieczność modyfikowania swoich procesów, przedsiębiorstwa powinny bardziej niż kiedykolwiek wcześniej otworzyć się na innowacje i nowe technologie, które są efektywne i zarazem gwarantują bezpieczeństwo cyfrowe. I dzięki nim przestać wykonywać prace, które można w pełni zautomatyzować. Właśnie takim, innowacyjnym i odciążającym klientów rozwiązaniem, jest Vercly.”
Linkedin