Weryfikacja kontrahenta przed podpisaniem umowy to nie jest nowy pomysł. Każdy przedsiębiorca wie, że powinien sprawdzić firmę, z którą planuje współpracę. Problem nie polega na świadomości, tylko na tym, jak to sprawdzenie wygląda w praktyce.
Bo w praktyce często wygląda to tak: otwierasz KRS. Potem CEIDG. Potem białą listę VAT. Potem listy sankcyjne MSWiA. Potem CRBR. Pięć stron, pięć interfejsów, pięć formatów danych. Kopiujesz wyniki do Excela albo robisz zrzuty ekranów. Trzydzieści minut później masz coś, co z dystansu przypomina weryfikację – ale tak naprawdę nie masz pewności, że niczego nie pominąłeś.
Obowiązek prawny, o którym wielu przedsiębiorców nie wie
13 kwietnia 2022 roku weszła w życie ustawa o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę. Jej kluczowy zapis jest prosty: każdy podmiot gospodarczy w Polsce ma obowiązek sprawdzania kontrahentów pod kątem obecności na listach sankcyjnych. Nie tylko banki. Nie tylko instytucje finansowe. Każda firma. Każda jednoosobowa działalność.
Jeśli Twój kontrahent trafi na listę sankcyjną po podpisaniu umowy, a Ty nie masz dowodu, że sprawdziłeś go przed współpracą, konsekwencje spadają na Ciebie.
Instytucje obowiązane (banki, kantory, firmy faktoringowe, instytucje płatnicze) mają dodatkowe obowiązki wynikające z ustawy AML: weryfikacja statusu PEP, identyfikacja beneficjentów rzeczywistych, dokumentowanie należytej staranności. Ale podstawowy obowiązek sankcyjny dotyczy wszystkich.
Co konkretnie powinieneś sprawdzić?
Rzetelna weryfikacja kontrahenta obejmuje kilka warstw – od podstawowych danych rejestrowych po analizę powiązań i ryzyk. Poniżej znajdziesz kompletną listę.
Dane rejestrowe
Sprawdź, czy firma istnieje, czy jest aktywna i kto ją reprezentuje.
KRS (Krajowy Rejestr Sądowy) – dla spółek. Znajdziesz tu dane o zarządzie, wspólnikach, kapitale zakładowym, formie prawnej i historii zmian.
CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej) – dla jednoosobowych działalności i spółek cywilnych. NIP, REGON, adres, status, data rozpoczęcia działalności.
REGON – uzupełnienie danych o formie prawnej i kodach PKD.
Na co zwrócić uwagę? Czy firma nie jest w trakcie likwidacji lub zawieszenia, czy dane adresowe wyglądają wiarygodnie, jak długo firma działa na rynku.
Status VAT
Biała lista podatników VAT (Ministerstwo Finansów) – czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT? Czy rachunek bankowy, na który zamierzasz przelać pieniądze, jest zgłoszony? Przelew na rachunek spoza białej listy kwotą powyżej 15 000 zł oznacza, że nie zaliczysz tego wydatku do kosztów uzyskania przychodu – i możesz odpowiadać solidarnie za zaległości podatkowe kontrahenta.
VIES (VAT Information Exchange System) – jeśli kontrahent jest z innego kraju UE, sprawdź jego numer VAT w wyszukiwarce Komisji Europejskiej. Bez tego nie zastosujesz stawki 0% VAT w transakcjach wewnątrzwspólnotowych.
Listy sankcyjne
Polska lista MSWiA – osoby i podmioty objęte sankcjami na mocy ustawy z 13 kwietnia 2022 r.
Unijne listy sankcyjne i rozporządzenia sankcyjne – skonsolidowane listy osób, grup i podmiotów podlegających sankcjom finansowym w UE.
Na życzenie (lub z obowiązku, jeśli jesteś instytucją obowiązaną) można rozszerzyć zakres o listy OFAC (USA), ONZ, UK OFSI i ponad 80 innych list z całego świata.
Beneficjenci rzeczywiści (UBO)
CRBR (Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych) – kto naprawdę stoi za firmą? Kto kontroluje podmiot, bezpośrednio lub pośrednio? Weryfikacja struktury właścicielskiej to nie formalność, tylko sposób na wykrycie „firm-krzaków” i złożonych struktur ukrywających faktycznych decydentów.
PEP – osoby na eksponowanych stanowiskach politycznych
Czy ktokolwiek w zarządzie, wśród wspólników lub beneficjentów rzeczywistych pełni funkcję publiczną? Polskie przepisy wymieniają 215 konkretnych stanowisk i funkcji, które kwalifikują osobę jako PEP – w tym na szczeblu lokalnym (wójtowie, burmistrzowie, ich zastępcy, zarządy spółek Skarbu Państwa).
Osoby powiązane z PEP (RCA – Relatives and Close Associates) również powinny podlegać wzmożonej uwadze.
Reputacja i adverse media
Czy firma pojawiała się w negatywnym kontekście medialnym? Czy ktoś z zarządu był zamieszany w kontrowersje? Analiza doniesień medialnych wykrywa ryzyka, które nie pojawiają się jeszcze w żadnym rejestrze.
Kondycja finansowa
Sprawozdania finansowe (dostępne w KRS), raporty wywiadowni gospodarczych, sprawdzenie w Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych (RDN) lub Biurach Informacji Gospodarczej (BIG) – to wszystko pomaga ocenić, czy kontrahent jest w stanie wywiązać się z zobowiązań.
I tu dochodzimy do sedna problemu…
Każdy z powyższych kroków jest ważny. Każdy jest dostępny publicznie. Ale wykonanie ich wszystkich ręcznie – dla jednego kontrahenta – zajmuje od 20 do 40 minut. Pomnóż to przez dziesięciu, pięćdziesięciu czy dwustu kontrahentów miesięcznie.
Efekt? Jedno z trzech:
- Sprawdzasz pobieżnie i masz nadzieję, że będzie dobrze.
- Nie sprawdzasz wcale, bo „to tylko małe zlecenie.”
- Spędzasz godziny na czymś, co powinno zająć sekundy.
Żaden z tych scenariuszy nie jest bezpieczny. Pierwszy i drugi wystawiają Cię na ryzyko prawne i finansowe. Trzeci zjada czas, który mógłbyś poświęcić na rozwój firmy.
Jak to zrobić w 10 sekund?
Cały opis powyżej – dane rejestrowe, status VAT, listy sankcyjne, CRBR, PEP – to dokładnie to, co robi WeryfikujFirmę w jednym zapytaniu.
Wpisujesz NIP, a system odpytuje wszystkie źródła jednocześnie w czasie rzeczywistym. W ciągu sekund dostajesz kompletny raport z identyfikatorem, stemplem czasu i pełnymi danymi źródłowymi. Pod maską tego rozwiązania działa technologia Vercly Core.
Nie wiesz, od czego zacząć? Sprawdź swojego pierwszego kontrahenta już teraz:
