W wielu organizacjach proces weryfikacji kontrahenta nadal wygląda podobnie: ktoś wpisuje nazwę firmy w Google, sprawdza KRS lub CRBR, czasem zerknie na listy sankcyjne. Jeśli nic niepokojącego się nie pojawia – współpraca rusza dalej.
Problem polega na tym, że w 2026 roku taki model weryfikacji przestaje być wystarczający. Nie tylko biznesowo, ale przede wszystkim prawnie.
Wyzwania dla branży compliance
Rosnąca liczba regulacji oraz coraz większa odpowiedzialność organizacji za relacje z kontrahentami sprawiają, że proste „sprawdzenie firmy w internecie” daje jedynie pozorne poczucie bezpieczeństwa. W praktyce nie dostarcza ono żadnego realnego dowodu należytej staranności.
Tymczasem właśnie dowód należytej staranności staje się jednym z kluczowych elementów ochrony organizacji – zarówno w kontekście AML, sankcji, jak i odpowiedzialności zarządczej.
Różnica między „sprawdziłem firmę w Google” a „posiadam audytowalną dokumentację weryfikacji” jest ogromna – szczególnie podczas kontroli regulatora lub audytu.
Nowe standardy zarządzania podmiotami trzecimi (TPA)
Jednym z najważniejszych obszarów zmian regulacyjnych w najbliższych latach jest zarządzanie relacjami z podmiotami trzecimi (Third Party Providers).
Nowe wytyczne Europejskiego Urzędu Nadzoru Bankowego (EBA) wprowadzają znacznie szersze podejście do tego zagadnienia. Regulacje obejmują już nie tylko klasyczny outsourcing, ale praktycznie każdą relację z dostawcą usług lub partnerem biznesowym.
Oznacza to konieczność:
- ponownej analizy istniejących umów z podmiotami trzecimi,
- wdrożenia formalnych procedur due diligence,
- wprowadzenia mechanizmów monitorowania ryzyka kontrahentów,
- dostosowania dokumentacji i procesów wewnętrznych.
W praktyce oznacza to odejście od modelu:
„sprawdzamy kontrahenta przy podpisaniu umowy”
na rzecz modelu:
„zarządzamy ryzykiem kontrahenta przez cały czas trwania relacji biznesowej”.
W takim podejściu ręczne wyszukiwanie informacji w internecie przestaje mieć sens operacyjny. Nie pozwala ono ani na ocenę krytyczności funkcji według standardów regulatorów, ani na systemowe monitorowanie zmian.
Dlatego coraz więcej organizacji przechodzi na rozwiązania, które automatycznie analizują dane z wielu źródeł – rejestrów krajowych, baz międzynarodowych, list sankcyjnych czy rejestrów koncesyjnych – i pozwalają oceniać ryzyko kontrahenta w czasie rzeczywistym.
Pakiet AML 2026 – koniec ery ręcznych rejestrów
Równolegle w Unii Europejskiej wchodzi w życie największa od lat reforma przepisów dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy.
Pakiet AML obejmuje m.in.:
- 6. Dyrektywę AML,
- rozporządzenie AMLR,
- nowe regulacyjne standardy techniczne (RTS) przygotowywane przez EBA,
- powołanie europejskiego urzędu AMLA.
Jednym z najbardziej wymagających elementów nowych regulacji jest identyfikacja beneficjenta rzeczywistego (UBO).
W wielu przypadkach ustalenie struktury właścicielskiej wymaga analizy:
→ kilku poziomów powiązań kapitałowych,
→ podmiotów zagranicznych,
→ zmian w czasie,
→ powiązań osobowych pomiędzy spółkami.
Ręczne wyszukiwanie informacji w rejestrach takich jak CRBR czy KRS jest nie tylko czasochłonne, ale również obarczone dużym ryzykiem błędu.
Jednocześnie standardy techniczne przygotowywane przez EBA nakładają na instytucje obowiązek bardziej precyzyjnego screeningu list sankcyjnych oraz PEP, a także dokumentowania procesu analizy ryzyka.
Dlatego nowoczesne systemy compliance coraz częściej automatyzują:
- identyfikację beneficjentów rzeczywistych,
- analizę powiązań właścicielskich,
- screening sankcyjny i PEP,
- monitoring zmian w strukturze kontrahenta,
- tzw. screening adverse media.
Odpowiedzialność osobista zarządu i menedżerów
Kolejnym czynnikiem, który zmienia podejście do weryfikacji kontrahentów, jest rosnąca odpowiedzialność osobista kadry zarządzającej.
W wielu przypadkach regulatorzy mogą nakładać kary nie tylko na organizację, ale również na osoby zarządzające – w tym dyrektorów czy menedżerów odpowiedzialnych za nadzór nad procesami.
W praktyce oznacza to, że brak odpowiednich procedur weryfikacyjnych lub brak narzędzi pozwalających je realizować może zostać uznany za niedopełnienie obowiązków nadzorczych.
Szczególnie wrażliwe są dziś obszary takie jak m.in. sankcje międzynarodowe, przeciwdziałanie praniu pieniędzy, greenwashing i ESG, konflikty interesów i konkurencja w HR.
W takich sytuacjach bardzo istotna staje się możliwość pokazania:
→ jakie działania weryfikacyjne zostały wykonane,
→ na podstawie jakich danych podjęto decyzję,
→ kto był odpowiedzialny za jej zatwierdzenie.
Dlatego organizacje coraz częściej potrzebują nie tylko danych, ale przede wszystkim systemowej dokumentacji procesu weryfikacji kontrahenta.
Technologia jako asset, a nie koszt
Jeszcze kilka lat temu systemy compliance były często postrzegane jako koszt operacyjny.
W 2026 roku coraz częściej traktuje się je jako element infrastruktury zarządzania ryzykiem.
Automatyzacja procesów weryfikacji kontrahentów pozwala:
- skrócić czas analizy z godzin do minut,
- ograniczyć liczbę błędów ludzkich,
- zapewnić spójność procesów w całej organizacji,
- prowadzić ciągły monitoring zmian u kontrahentów.
Technologia nie zastępuje decyzji człowieka – ale zmienia punkt ciężkości pracy. Zamiast ręcznego zbierania danych, zespoły mogą skupić się na tym, co naprawdę istotne: analizie ryzyka i podejmowaniu decyzji.
Nowoczesne platformy compliance porządkują cały proces: od weryfikacji kontrahenta, przez historię decyzji, po przechowywanie dokumentacji dowodowej i przygotowanie raportów na potrzeby audytów czy kontroli.
To jednak nie tylko kwestia zgodności z regulacjami. Takie systemy pozwalają również szybko reagować na potrzeby biznesu – np. przygotować w kilka minut zestawienie lub raport dla zarządu, gdy potrzebna jest decyzja „na już”.
W efekcie organizacja przechodzi od rozproszonych danych i ręcznych procedur do spójnego, skalowalnego systemu zarządzania relacją z kontrahentem.
Jak zbudować prawdziwą strategię weryfikacji kontrahentów?
Organizacje, które chcą przygotować się na nowe realia regulacyjne, powinny rozważyć kilka kluczowych kroków:
1. Inwentaryzacja kontrahentów i dostawców
Zrozumienie pełnej mapy relacji biznesowych.
2. Ocena krytyczności funkcji i poziomu ryzyka
Nie każdy kontrahent wymaga tego samego poziomu analizy.
3. Wdrożenie systemowego due diligence
Automatyczne pozyskiwanie danych z wielu źródeł.
4. Monitoring zmian u kontrahentów
Ryzyko nie jest statyczne – zmienia się w czasie.
5. Dokumentacja należytej staranności
Każda decyzja powinna być możliwa do odtworzenia podczas audytu.
To właśnie w tym miejscu kończy się „googlowanie kontrahenta”, a zaczyna prawdziwa strategia zarządzania ryzykiem.
Zobacz, jak wygląda to w praktyce
Jeśli chcesz zobaczyć, jak można zamienić ręczne sprawdzanie kontrahentów w zautomatyzowany proces oceny ryzyka:
→ umów się na demo Vercly i sprawdź, jak działa nowoczesna weryfikacja kontrahentów.
O naszym najnowszym rozwiązaniu dot. automatyzacji zarządzania ryzykiem przeczytasz również tutaj: Vercly ONE – nasza nowa technologia w odpowiedzi na zapotrzebowanie rynku
