Jak obsłużyć tysiące ankiet dostawców bez angażowania kupców i IT? Jak połączyć działania Procurement i Compliance, aby uzyskać pełniejszy obraz ryzyka kontrahenta? O tych wyzwaniach będziemy rozmawiać podczas konferencji POLZAK’26, gdzie wspólnie z naszymi klientami pokażemy praktyczne podejście do automatyzacji procesów i zarządzania ryzykiem w relacjach biznesowych.
26-27 października w Warszawie odbędzie się XII edycja konferencji POLZAK, poświęconej nowoczesnym zakupom, innowacjom i zrównoważonemu rozwojowi. Wydarzenie gromadzi osoby odpowiedzialne za zakupy, zarządzanie łańcuchem dostaw i rozwój procesów biznesowych.
Vercly bierze udział w tegorocznej edycji jako partner merytoryczny. W programie znalazły się dwa wystąpienia, podczas których pokażemy, jak technologia może wspierać organizacje w ograniczaniu ręcznej pracy, porządkowaniu danych i skuteczniejszym zarządzaniu ryzykiem kontrahentów.
Co ważne, na scenie wystąpimy wspólnie z naszymi klientami. Dzięki temu zamiast mówić wyłącznie o możliwościach technologii, skupimy się na realnych wyzwaniach i doświadczeniach z biznesowej praktyki.
Ankiety dostawców bez ręcznej pracy. Jak uwolnić czas zespołów zakupowych?
Wystąpienie Krzysztofa Borcza, CEO Vercly i Pawła Skwarło z Dawtony
26 października, godz. 16:20-16:35
Tysiące dostawców, dziesiątki formularzy i kolejne wymagania dotyczące gromadzenia danych. Dla wielu organizacji zbieranie informacji o kontrahentach stało się procesem, który pochłania coraz więcej czasu.
Nowe regulacje, wymagania klientów, audyty oraz wewnętrzne procedury sprawiają, że firmy regularnie potrzebują aktualnych informacji od swoich dostawców. Problem pojawia się wtedy, gdy każda ankieta oznacza osobną wiadomość, ręczne monitorowanie odpowiedzi, przypomnienia i przepisywanie danych do kolejnych systemów.
W efekcie pracownicy działów zakupowych zamiast koncentrować się na strategicznych zadaniach, poświęcają czas na koordynowanie powtarzalnych czynności. Dodatkowym wyzwaniem jest rozproszenie informacji, które utrudnia ocenę sytuacji konkretnego dostawcy.
Podczas wystąpienia Krzysztof Borcz i Paweł Skwarło pokażą praktyczne podejście do automatyzacji obiegu ankiet dostawców.
Wśród omawianych zagadnień znajdą się:
- Masowa obsługa ankiet – jak rozpocząć proces dla dużej liczby dostawców bez ręcznego przygotowywania każdej wysyłki.
- Cyfrowe formularze dla dostawców – jak uprościć przekazywanie informacji i uporządkować proces zbierania odpowiedzi.
- Automatyzacja przepływu danych – jak ograniczyć ręczne przepisywanie informacji i usprawnić ich dalsze wykorzystanie.
- Raportowanie i centralizacja informacji – jak gromadzić dane w jednym miejscu i budować pełniejszy obraz kontrahenta.
To szczególnie ważne w organizacjach, które muszą regularnie aktualizować informacje o dużej liczbie dostawców, a jednocześnie nie chcą rozbudowywać zespołów wyłącznie po to, aby obsługiwać rosnącą liczbę powtarzalnych czynności.
Procurement i Compliance w jednym ekosystemie. Jak budować obraz ryzyka kontrahenta 360°?
Wystąpienie Ani Puchalskiej z udziałem przedstawicielek Qemetiki – Agnieszki Kieliszek-Korczyńskiej oraz Agnieszki Obryckiej
27 października, godz. 11:25-11:40
W wielu organizacjach Procurement i Compliance pracują na różnych danych, korzystają z odrębnych narzędzi i realizują własne procedury. Każdy z tych zespołów patrzy na kontrahenta z innej perspektywy, ale ostatecznie obie perspektywy wpływają na decyzję o rozpoczęciu lub kontynuowaniu współpracy.
Dział zakupów koncentruje się między innymi na warunkach handlowych, ciągłości dostaw i efektywności współpracy. Compliance odpowiada za kwestie związane z przestrzeganiem wymagań regulacyjnych, identyfikacją nieprawidłowości i ograniczaniem ryzyka.
Problem pojawia się wtedy, gdy informacje gromadzone przez te zespoły nie łączą się w jeden proces.
Rozproszone dane utrudniają uzyskanie pełnego obrazu sytuacji kontrahenta. Mogą też prowadzić do powielania pracy, dodatkowych zapytań i opóźnień w podejmowaniu decyzji. W takiej sytuacji nawet duża ilość dostępnych informacji nie musi oznaczać, że organizacja potrafi wykorzystać je w praktyce.
Wspólnie z przedstawicielkami Qemetiki Anna Puchalska pokaże, dlaczego skuteczne zarządzanie ryzykiem kontrahentów wymaga nie tylko dostępu do danych, lecz także odpowiednio zaprojektowanych procesów i współpracy między zespołami.
W praktyce oznacza to potrzebę odpowiedzi na kilka istotnych pytań:
- Jak połączyć informacje wykorzystywane przez Procurement i Compliance?
- Jak ograniczyć powielanie czynności i wielokrotne pozyskiwanie tych samych danych?
- Jak uporządkować informacje o kontrahencie, aby były dostępne dla właściwych osób?
- Jak uwzględnić ocenę ryzyka w procesach biznesowych, zamiast traktować ją jako osobne zadanie?
- Jak zachować przejrzystość procesu i dokumentować podejmowane decyzje?
Spójny ekosystem zarządzania ryzykiem pozwala patrzeć na kontrahenta szerzej niż przez pryzmat pojedynczej weryfikacji. Uwzględnia różne etapy relacji biznesowej, potrzeby poszczególnych zespołów i informacje, które mają znaczenie dla bezpieczeństwa współpracy.
To podejście szczególnie istotne w dużych organizacjach, w których liczba dostawców, złożoność procesów i wymagania dotyczące kontroli sprawiają, że ręczne koordynowanie wszystkich działań staje się coraz trudniejsze.
Automatyzacja to nie tylko oszczędność czasu
Oba wystąpienia łączy wspólny temat: jak przejść od rozproszonych, ręcznie obsługiwanych działań do uporządkowanego procesu zarządzania informacjami o kontrahentach.
Automatyzacja ankiet może ograniczyć obciążenie zespołów powtarzalnymi zadaniami. Integracja danych i procesów Procurement oraz Compliance pomaga natomiast lepiej wykorzystywać informacje, które organizacja już posiada, i łączyć je z danymi potrzebnymi do oceny ryzyka
To dwa elementy szerszego podejścia do zarządzania cyklem życia kontrahenta – od gromadzenia informacji na początku współpracy, przez ocenę ryzyka, aż po aktualizację danych i monitorowanie zmian.
W tym modelu technologia nie zastępuje odpowiedzialności biznesowej. Ma zapewnić zespołom uporządkowane informacje, usprawnić realizację procedur i ograniczyć ręczną pracę, tak aby decyzje mogły być podejmowane na podstawie pełniejszego obrazu sytuacji.
Właśnie dlatego warto patrzeć na automatyzację nie tylko przez pryzmat pojedynczych czynności, ale całego procesu współpracy z dostawcą.
Spotkajmy się na POLZAK’26
Konferencja POLZAK’26 to dobra okazja do rozmów o tym, jak zmienia się rola zakupów w organizacjach i jak technologia może wspierać efektywność operacyjną, innowacje oraz zarządzanie ryzykiem w łańcuchach dostaw.
Dla zespołu Vercly będzie to również okazja do podzielenia się doświadczeniami z wdrażania rozwiązań wspierających weryfikację kontrahentów i automatyzację procesów compliance.
Zapraszamy na oba wystąpienia oraz do rozmów z naszym zespołem podczas konferencji. Chętnie porozmawiamy o wyzwaniach związanych z ankietami dostawców, integracją danych, automatyzacją weryfikacji kontrahentów i budowaniem spójnego procesu zarządzania ryzykiem.
POLZAK’26
Termin: 26-27 października 2026 r.
Miejsce: Hilton Warsaw City, Warszawa
Szczegóły wydarzenia i pełna agenda: https://polzakprocureconference.pl/agenda
Do zobaczenia!
